ESMPU institui Política de Gestão de Arquivos Digitais

A Escola Superior do Ministério Público da União (ESMPU) instituiu a Política de Gestão de Arquivos Digitais de Natureza Finalística em Sistemas de Armazenamento. Para saber mais, acesse a Portaria n. 110/2026.

O documento estabelece princípios, diretrizes e responsabilidades para a gestão dos arquivos digitais produzidos ou recebidos pela ESMPU, como materiais educacionais, acadêmicos e institucionais armazenados em servidores locais, ambientes de nuvem corporativa e canais oficiais de divulgação. Entre os conteúdos contemplados estão registros audiovisuais de aulas, eventos e cerimônias; campanhas e peças de comunicação; e materiais didáticos e instrucionais.

A portaria é resultado das necessidades identificadas pelo grupo de trabalho instituído pela Portaria ESMPU n. 113/2025. Durante os trabalhos, foi elaborado diagnóstico a partir de análises dos servidores de armazenamento, da identificação de arquivos duplicados e do levantamento das práticas de uso adotadas pelas principais áreas produtoras de conteúdo institucional. O diagnóstico apontou o crescimento da ocupação do espaço digital e a necessidade de estabelecer critérios para sua organização e utilização.

Padronização – Entre outras medidas, a portaria padroniza a nomenclatura de arquivos e da estrutura de pastas e diretórios, e orienta a eliminação de duplicidades e versões intermediárias, a preservação de documentos de valor histórico, probatório ou informativo e a observância das normas de segurança da informação, proteção de dados pessoais, confidencialidade e privacidade.

A política também define responsabilidades para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), a Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) e as unidades produtoras e gestoras de arquivos. À CPAD caberá, entre outras atribuições, orientar tecnicamente as unidades quanto às práticas arquivísticas; à STI, implementar e manter os sistemas de armazenamento e monitorar sua utilização; e às unidades produtoras, organizar, classificar e padronizar os arquivos sob sua responsabilidade.

A implementação vai ocorrer de forma gradual, conforme Plano de Ação que estabelecerá etapas, prazos, responsabilidades e orientações técnicas. Ao longo dos próximos 12 meses, estão previstas ações para efetivação da política, que incluem a organização e o saneamento dos arquivos existentes e uma campanha de conscientização sobre o uso do espaço digital. Também são esperadas ações de capacitação, comunicação e sensibilização.