Instrumentos Técnicos

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Os instrumentos de gestão documental da ESMPU compreendem o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, aplicáveis aos documentos produzidos e recebidos no exercício das atividades institucionais.

O Plano de Classificação de Documentos tem por finalidade agrupar os documentos segundo os assuntos a que se referem, atribuindo-lhes descrições e códigos de classificação que possibilitam sua adequada organização, recuperação e acesso. Esse instrumento constitui referência fundamental para a gestão dos arquivos e para a garantia do acesso à informação.

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, por sua vez, estabelece os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, seja para eliminação ou guarda permanente. A definição desses prazos é essencial para a racionalização do ciclo de vida documental, permitindo identificar os documentos que poderão ser eliminados e aqueles que deverão ser preservados em razão de seu valor administrativo, legal, probatório, informativo ou histórico. Além de garantir o acesso à informação, a tabela contribui para a redução da massa documental, a otimização dos espaços de armazenamento e a preservação adequada dos documentos de valor permanente.

Nos termos das Portarias ESMPU n. 104/2026 e n. 105/2026, esses instrumentos estão organizados segundo a distinção entre as atividades-fim e as atividades-meio da Instituição:

Atividade-fim

• Plano de Classificação de Documentos da Atividade-Fim;
• Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Fim.
  
  

Atividade-meio

• Plano de Classificação de Documentos da Atividade-Meio;
• Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Meio.