É uma atividade arquivística que define o prazo de guarda (em anos) dos documentos, bem como sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Define, portanto, quais documentos serão preservados permanentemente devido ao seu valor histórico e informativo. Em sentido contrário, determina que documentos podem ser eliminados por, após cumpridas as finalidades legais e de pesquisa administrativa, terem perdido seu valor de prova e de informação para a ESMPU e para a sociedade.
Referência
BRASIL. Lei n. 8.159/1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, p. 455, 9 jan. 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 2 mar. 2022.