Perguntas Frequentes
É o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Lei n. 8.159/1991, art. 3º).
Significa dizer, de forma simples e clara, que os documentos possuem “prazos de validade”. O Ciclo de Vida Documental é formado por três fases:
Fase corrente: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou seu recebimento no cumprimento de atividades e se encontram nos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de sua permanência no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário, quais poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
Fase intermediária: documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. São consultados, com maior frequência, pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a sua destinação final procedendo-se à eliminação, à coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou ao recolhimento ao arquivo permanente.
Fase permanente: os documentos são preservados em definitivo, em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Como fonte de pesquisa são liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral.
São os “conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias” (Lei n. 8.159/1991, art. 7º).
São “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes” (Lei n. 8.159/1991, art. 8º, § 1º).
“Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (Lei n. 8.159/1991, art. 8º, § 2º).
“Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.” (Lei n. 8.159/1991, art. 8º, § 3º).
Não. Basta analisar o conteúdo do documento e utilizar o Plano de Classificação de Documentos para classificá-lo no SEI, quando da abertura de um processo, ou em documentos físicos ainda em sua unidade.
Atualmente, a ESMPU utiliza o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade. Clique para conhecer.
É o instrumento que permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por órgãos e entidades no exercício de suas atribuições.
"É o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente. A Tabela de Temporalidade é fundamental, pois consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e/ou acumulados pela instituição.
Os procedimentos para arquivamento de processos e documentos na fase corrente estão detalhados na Orientação Arquivística da Divisão de Gestão da Informação (DIGI) n. 1/2022 – Sistemática de arquivamento de processos em fase corrente e transferência ao arquivo intermediário.
É a ação intelectual de agrupar documentos que tratam de um mesmo assunto/tema e, portanto, exercem a mesma função institucional, atribuindo-lhes um código numérico. Com isso, os documentos que cumprem a mesma função ficam reunidos e estruturados hierarquicamente, e o arquivo fica logicamente organizado. O código numérico é definido no Plano de Classificação de documentos da instituição.
É uma atividade arquivística que define o prazo de guarda (em anos) dos documentos, bem como sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). Define, portanto, quais documentos serão preservados permanentemente devido ao seu valor histórico e informativo. Em sentido contrário, determina que documentos podem ser eliminados por, após cumpridas as finalidades legais e de pesquisa administrativa, terem perdido seu valor de prova e de informação para a ESMPU e para a sociedade.
Referência
BRASIL. Lei n. 8.159/1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, p. 455, 9 jan. 1991. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8159.htm. Acesso em: 2 mar. 2022.