Instrumentos Técnicos
Política de Gestão Documental e Memória
A Política de Gestão Documental e Memória da ESMPU, instituída pela Portaria ESMPU n. 130/2022, tem como finalidade promover ações padronizadas de gerenciamento dos documentos produzidos e acumulados em decorrência das funções institucionais e salvaguarda do patrimônio documental histórico da Instituição.
Manual de Gestão Documental da ESMPU
O Manual de Gestão Documental fará parte da Política de Gestão Documental da ESMPU e servirá como instrumento de apoio à atividade arquivística da Instituição. O objetivo é sensibilizar o público interno da Escola (membros, servidores, colaboradores, estagiários) sobre a responsabilidade de todos na Gestão Documental, além de estimular o desenvolvimento de uma visão ampliada do gerenciamento das informações administrativas e acadêmicas, sejam elas recebidas ou produzidas no curso das funções institucionais, de modo que percebam a importância do conhecimento e da melhoria dos processos de trabalho.
Plano de Classificação de Documentos
O Plano de Classificação de Documentos visa agrupar os documentos produzidos e recebidos pela ESMPU sobre um mesmo assunto, atribuindo a eles uma descrição e um código de classificação na organização. O objetivo é obter um referencial básico para a recuperação eficaz de arquivos, além de garantir o acesso à informação. Acesse a Portaria ESMPU n. 69/2022 e a Portaria n. 106/2022.
Código de Classificação de Documentos da Atividade-Fim da ESMPU
Código de Classificação de Documentos da Atividade-Meio da ESMPU
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos é o instrumento de destinação que contempla os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pela ESMPU no exercício de suas atividades-meio e atividades-fim, determinando prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou guarda permanente), com o objetivo de garantir o acesso à informação.
A fixação da temporalidade é imprescindível para a racionalização do ciclo de vida dos documentos, pois define em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e quais serão preservados, de acordo com o valor e o potencial de uso que apresentam. Além disso, o instrumento permite reduzir a massa documental e ampliar o espaço de armazenamento, assegurando as condições de conservação dos documentos de valor permanente.
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Fim
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Atividade-Meio