É a ação intelectual de agrupar documentos que tratam de um mesmo assunto/tema e, portanto, exercem a mesma função institucional, atribuindo-lhes um código numérico. Com isso, os documentos que cumprem a mesma função ficam reunidos e estruturados hierarquicamente, e o arquivo fica logicamente organizado. O código numérico é definido no Plano de Classificação de documentos da instituição.