Significa dizer, de forma simples e clara, que os documentos possuem “prazos de validade”. O Ciclo de Vida Documental é formado por três fases:
Fase corrente: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou seu recebimento no cumprimento de atividades e se encontram nos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de sua permanência no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário, quais poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
Fase intermediária: documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. São consultados, com maior frequência, pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a sua destinação final procedendo-se à eliminação, à coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou ao recolhimento ao arquivo permanente.
Fase permanente: os documentos são preservados em definitivo, em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Como fonte de pesquisa são liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral.